9 erreurs courantes d’organisation d’événements d’entreprise (et comment les éviter)

Imaginez ceci : vous êtes chargé d’organiser un événement d’entreprise et vous vous rendez compte le jour même que le lieu de l’événement que vous avez choisi est en travaux. Personne sur place ne vous a informé de l’annulation de votre événement.

Vous vous démenez à la dernière minute pour trouver un lieu de remplacement et informer tous les participants de ce changement. Certaines personnes selon le responsable du Château de Cesargue, espace pour les séminaire et team building a Lyon, ne reçoivent pas l’information à temps et se retrouvent à l’ancien endroit, à leur grande contrariété et à leur grand dam.

Ce genre d’erreurs d’organisation d’événements d’entreprise n’est pas courant, mais il arrive. Elles peuvent suffire à vous décourager à vie de planifier et d’organiser des événements. C’est pourquoi nous avons créé cette liste d’erreurs d’organisation d’événements ci-dessous, afin que vous puissiez être prêt la prochaine fois.

Ne pas tenir compte des intérêts de votre public

Trop d’organisateurs d’événements ne tiennent pas compte des goûts ou des préférences de leur public lorsqu’ils créent un événement. À moins que vous n’organisiez votre mariage ou une fête de bébé, vous devez vous assurer que vous construisez un événement basé sur ce que votre public aimerait faire, plutôt que sur ce que vous préféreriez.

Par exemple, vous aurez un événement complètement différent si vous organisez des événements pour des PDG de multinationales, par opposition à un événement pour des professionnels du millénaire dans une entreprise technologique.

Ne pas avoir une bonne expérience sur place

Réfléchissez à la façon dont votre événement est organisé sur place, en parcourant l’espace et en voyant comment vous vous sentez. Est-ce qu’il y a trop de monde ou est-ce que l’espace est réparti de manière égale et équitable ?

Pensez également à l’emplacement des toilettes, pour vous assurer qu’il y en a suffisamment et qu’elles ne sont pas éloignées de la salle principale et situées dans un endroit précaire ou sombre.

Enfin, pensez à l’installation de la nourriture. Faites en sorte qu’il soit facile pour les gens d’entrer et de sortir et d’obtenir leur nourriture efficacement. Plus les gens doivent attendre leur repas, plus ils seront frustrés et auront faim.

Ne pas communiquer les détails de l’événement de manière cohérente

Les êtres humains sont des créatures oublieuses. Ils ont besoin de se faire rappeler constamment certaines choses, surtout lorsqu’il s’agit d’un événement d’entreprise ou d’un événement unique dans leur calendrier.

Veillez à communiquer tous les détails de l’événement plusieurs jours à l’avance et plusieurs fois avant l’événement, jusqu’au jour même où il est prévu. Veillez également à effectuer un suivi par téléphone ou par courrier électronique pour vous assurer que les participants sont au courant de tout changement de lieu ou d’heure, afin qu’ils ne se rendent pas au mauvais endroit ou au mauvais moment.

Ne pas donner assez de temps pour l’installation

Selon la loi de Murphy, tout projet finit par coûter deux fois plus cher que prévu et prend deux fois plus de temps. C’est pourquoi assurez-vous de vous donner suffisamment de temps pour vous préparer à l’événement, même si vous devez y aller quelques heures plus tôt ou envoyer votre assistant ou votre équipe quelques heures plus tôt.

Il vaut mieux être prêt à partir une heure à l’avance que d’avoir à se démener pour tout installer alors que vos invités commencent à arriver.

Ne pas avoir alloué un budget suffisamment important

Les événements d’entreprise sont de grosses affaires, et donc, malgré tous vos efforts, ils peuvent finir par être plus chers que vous ne le pensez. Il y a tellement d’aspects différents à prendre en compte – arrangements floraux ou autres éléments de décoration, personnel de restauration, photographes, vidéastes, etc.

Tenez toujours compte des éléments budgétaires inattendus qui pourraient surgir, afin de parer à toute éventualité.

Ne pas avoir de plan de secours

La planification d’urgence est le nom du jeu lorsqu’il s’agit d’organiser un événement. Peu importe le degré de préparation d’un événement, il y a toujours des éléments qui passent à travers les mailles du filet. Vous ne pouvez pas vous préparer à tout.

C’est pourquoi avoir un plan de secours pour les éléments les plus importants est un excellent moyen de combler cette lacune. Par exemple, ayez le nom d’un traiteur de secours ou assurez-vous d’avoir un deuxième lieu en tête, au cas où le premier choix tomberait à la dernière minute.

Ne pas penser aux fêtes ou événements concurrents

Si vous organisez un événement dans un pays qui ne vous est pas familier, ayez dans votre équipe quelqu’un qui connaisse les coutumes et les fêtes du pays. Vous ne voulez pas organiser un événement d’entreprise majeur un jour qui est sacré ou saint pour les habitants du pays. Ou organiser un festival un jour considéré comme un jour de deuil ou plus sombre.

Ne pas utiliser une liste de colisage détaillée

Lorsque vous organisez des événements hors site, assurez-vous d’avoir une liste de colisage à cocher, afin de ne rien oublier. Bien sûr, vous pouvez toujours acheter certains de ces articles ou envoyer quelqu’un au bureau pour les récupérer. Mais cela prend du temps, et il est bien plus efficace de ne pas avoir à recourir à de tels moyens.

Ne pas faire de suivi après votre événement d’entreprise

Faites toujours une sorte de suivi avec les participants à votre événement quelques jours après l’événement. Non seulement vous voulez savoir si l’événement a été un succès, mais vous souhaitez également obtenir un retour sur la façon d’améliorer l’événement la prochaine fois.

Un simple questionnaire peut être joint à l’e-mail et à la lettre. Il n’est pas nécessaire que ce soit quelque chose d’extravagant.

Vous êtes maintenant prêt à organiser l’événement de votre vie.

Avec ces conseils d’organisation d’événements en tête, vous êtes maintenant prêt à aller de l’avant et à commencer à organiser des événements à profusion. Vous êtes toujours à la recherche d’un lieu grandiose pour organiser votre événement ? Pensez au Château de Cesargue a Lyon – il a accueilli un large éventail d’événements et dispose même d’un hôtel sur place pour tous vos invités de l’extérieur.

Contactez l’équipe de vente dès aujourd’hui pour demander une proposition pour votre événement particulier ou pour programmer une visite des installations. L’événement d’entreprise parfait vous attend.

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